Introduzione ai gruppi di acquisto

Potresti aver sentito parlare di gruppi di acquisto o di organizzazioni di acquisto di gruppo - GPO - Group Purchasing Organizations.
Ma cosa sono e in che modo esattamente possono aiutare la tua attività ?

Un gruppo di acquisto è un'organizzazione composta da persone o da piccole imprese che si uniscono in modo da poter negoziare con i fornitori, come solo un'impresa di buona dimensione potrebbe fare, per ricevere prezzi e condizioni migliori su beni e servizi da acquistare.

Come proprietario di una piccola impresa o semplicemente se sei solo un'impresa individuale, avrai l'argomento "soldi" sempre in primo piano. La riduzione delle spese ed una gestione finanziaria intelligente sono essenziali per il tuo successo. Esistono dozzine di modi per ridurre le spese: dalla riduzione al minimo delle commissioni dei pagamenti con carta di credito, all'automazione delle più comuni attività e via discorrendo.

Un'opzione che potresti prendere in considerazione è partecipare ad un gruppo di acquirenti od a un GPO. Diamo un'occhiata a cosa ciò comporta ed ai pro e contro dell'adesione.

"Gruppo di acquisto" o "gruppo di acquirenti" è un termine generale per le organizzazioni di piccole imprese od imprese individuali che in qualche modo stanno insieme quando si tratta di fare acquisti, di definire accordi con i fornitori o di sviluppare determinati aspetti del business. I gruppi di acquisto specializzati negli acquisti di gruppo sono spesso noti come organizzazioni di acquisto di gruppo (GPO) o collettivi di acquisto di gruppo. Questi GPO possono arrivare a fornire tutti gli elementi essenziali per far girare correntemente l'attività: forniture di materiali di consumo e di articoli e beni di vario tipo, forniture di servizi, assicurazioni, assistenza sanitaria, apparecchiature informatiche e hardware, acquisti di veicoli, eccetera.

E' da tenere presente che ogni soggetto appartente al GPO mantiene invariata la propria individualità: riceve direttamente le forniture dalla Società produttrice nonchè le relative fatture che provvederà a pagare direttamente al produttore. E naturalmente può effettuare ordini di forniture quando vuole, così come può in ogni momento non ordinare niente o mai più niente.

Ci sono molti vantaggi nell'aderire ad un gruppo di acquisto: come un minor costo delle merci e dei servizi acquistati dai fornitori, costi di spedizione inferiori, costi di abbonamento ad importi scontati, prodotti esclusivi, servizi dedicati, ordini centralizzati e supporto dall'organizzazione stessa.

1. Riduzione dei costi per l'acquisto di beni e servizi

Una delle principali funzioni di un gruppo di acquisto aziendale - non amatoriale - è riunire piccole imprese che operano in una particolare area o settore di business. Questi operatori potranno consolidare ordini di acquisto effettuando un unico grande ordine con uno o più fornitori. Questo è noto come "Acquisto di gruppo".

Per la normale economia di scala, produttori e fornitori offrono spesso tariffe preferenziali e sconti per acquisti consistenti. Il Gruppo di acquisto trasferisce questi sconti ai suoi membri, contribuendo consistentemente a ridurre i costi di ogni singolo partecipante. Molti fornitori hanno ordini minimi di acquisto per importi o quantità elevati prima di fornire sconti: i gruppi di acquisto ti aiuteranno a raggiungerli. Le piccole imprese possono così usufruire degli sconti normalmente riservati alle aziende per grandi confezioni o per forniture nazionali ed internazionali.

2. Risparmio di denaro su trasporto e consegna
Molti fornitori rinunceranno alle spese di trasporto e spedizione per ordini di grandi dimensioni. Il tuo gruppo di acquisto potrebbe essere in grado di negoziare tariffe di consegna o spedizione gratuita o scontate per gli ordini del gruppo superiori ad una certa dimensione. Tieni presente che nella maggior parte dei casi, ciò significa che l'ordine del tuo gruppo verrà consegnato ad un certo recapito in una posizione nota; quindi il tuo gruppo di acquisto come previsto nel tuo ordine sarà responsabile di assicurarsi che tu riceva la tua parte dell'ordine. Assicurati di controllare come i vari gruppi di acquisto che stai considerando gestiscono le spedizioni.

3. Risparmio di tempo centralizzando gli acquisti
Come responsabile di una piccola attività o come piccolo imprenditore, il tempo è uno dei tuoi beni più preziosi. Un gruppo di acquisto può rendere facile ottenere tutto ciò di cui hai bisogno da un unico posto. Che tu stia organizzando un nuovo ufficio o realizzando un nuovo ambiente abitativo, o che desideri semplicemente ordinare articoli di cancelleria una volta ogni tanto, potresti trovare molto vantaggioso ed efficiente essere in grado di acquistare tutto tramite il tuo gruppo di acquisto.

4. Supporto, consulenza e patrocinio
Alcuni gruppi di acquisto non si limitano a fornire opzioni di acquisto di gruppo, ma svolgono un ruolo attivo nel sostenere e promuovere gli interessi dei loro membri. Questi gruppi sono spesso formati da enti industriali, organizzazioni di lobbismo e associazioni di categoria.

Possono fornire servizi oltre a quelli per gli acquisti, come consulenza legale, assistenza aziendale, notizie di settore, seminari e forum di supporto.

5. Ricerca di fornitori e produttori esteri

Molte sono le attività che possono avere necessità o vantaggio con l'acquisto di beni o servizi dall'estero: esclusività della fornitura oppure costi inferiori di manodopera e materiali possono tradursi in costi vantaggiosi se non inferiori, il che significa maggiore profitto. La ricerca e l'intrattenimento di rapporti con fornitori stranieri può essere complicata da barriere linguistiche, differenze culturali e requisiti del prodotto. Gruppi di acquisto specializzati possono indirizzare nella giusta direzione.

Sebbene ci siano molti vantaggi, ci sono anche possibili svantaggi da considerare. Forse il più grande è che è improbabile che un gruppi di acquisto lavori con tutti i fornitori. Quindi se c'è un fornitore che assolutamente preferisci, potresti non sentirti nelle condizione di accettare i prodotti o i servizi di un altro fornitore indipendentemente dagli sconti disponibili col gruppo di acquisto. In alcuni casi, se il gruppo di acquisto richiede l'esclusività del fornitore, non saresti nemmeno in grado di utilizzare un fornitore diverso.

Inoltre, a seconda delle dimensioni del gruppo di acquisto, potrebbe essere necessario dedicare un po' di tempo per aiutare il gruppo e gli altri membri. Assicurati di controllare eventuali impegni richiesti dal gruppo prima di iscriverti.

Come già detto, ci sono molte aree in cui un buon gruppo di acquisto può assicurarti sconti e vantaggi significativi. Ciò può includere:

1. Forniture di base e manutenzione delle strutture
Ogni attività ha bisogno di forniture per la locazione; queste forniture sono in genere tanto maggiori quanto più corta è la durata della locazione e comunque dipendono dall'impegno contrattuale con il locatario.
Unendosi ad un gruppo di acquisto si possono ottenere prezzi molto migliori su articoli vari utilizzati dalla tua attività.
Oltre ciò la gestione della manutenzione della tua struttura può essere un'operazione complessa e costosa. Il raggruppamento con altri operatori presenti nella tua zona può aiutarti ad avere disponibili per la gestione delle strutture, manutentori con tariffe già negoziate e migliori di quelle che si possono singolarmente spuntare.

2. Risorse umane
Avere una persona a libro paga è molto costoso per la maggior parte delle piccole imprese o ditte individuali. Si possono organizzare con una spesa suddivisa rapporti di lavoro e servizi. Questo può significare più vantaggi per i prestatori di lavoro e servizi e certezza della disponibilità della prestazione programmata o necessaria.

3. Assicurazioni
Un altro grande costo per una piccolo operatore è dato dai premi delle assicurazioni. Esistono numerosi gruppi di acquisto specializzati per piccole imprese che possono aiutarti a ottenere la copertura a tariffe migliori rispetto al mercato aperto. Potresti avere un migliore accesso a vari tipi di assicurazione, tra cui responsabilità civile, indennità professionale, proprietà, veicolo ed altro ancora. Gli oggetti Criteri di gruppo possono fornire tariffe scontate per alcuni dei tipi più popolari di assicurazioni aziendali

4. Spedizioni
I corrieri nazionali od internazionali offrono prezzi migliori in base alla quantità di articoli spediti. Un gruppo di acquisto può negoziare tariffe migliori e ridurre i costi di logistica e spedizione.

5. Hardware e tecnologia
PC desktop e laptop, tablet, smartphone, server e altre infrastrutture tecnologiche costituiscono una delle maggiori spese in conto capitale. Molti Gruppi di acquisto dispongono di metodi di acquisto che consentono di acquistare hardware con uno sconto già concordato con i più noti produttori.

La maggior parte dei gruppi di acquisto viene finanziata tramite quote associative, pagate dalle piccole imprese od attività individuali che rappresentano. Se sei interessato ad unirti ad uno o più gruppi di acquirenti, vedi come vengono finanziati.

Ci sono gruppi che si finanziano esclusivamente attraverso le quote associative, altri che ricevono il loro denaro come commissione dai fornitori. Alcuni gruppi possono utilizzare una combinazione dei due sistemi di finanziamento od altri sistemi ancora. Prima di entrare a far parte di un gruppo di acquisto assicurati di sapere come funziona e valuta i vantaggi reali che otterrai.

Controlla se per effettuare un ordine devi spendere un determinato importo, se esiste una quantità minima e quali sono tutte le condizioni generali e di dettaglio. In breve, leggi le regole di iscrizione per assicurarti di fare un buon affare.

Vale la pena esaminare se ci sono gruppi di acquirenti specializzati nel tuo stesso settore o nella nicchia in cui operi. Cerca di entrare in contatto con i tuoi colleghi attivi come te per conoscere le loro abitudini di acquisto e vedere se ci sono gruppi di acquisto dedicati che possono esserti utili.

Qualunque sia il tipo di attività che gestisci, l'adesione a un gruppo di acquirenti o ad una organizzazione di acquisto di gruppo potrebbe comportare vantaggi e risparmi significativi. Esplora le opzioni disponibili, ricevi consigli e verifica se il tutto è adatto a te. Dedica pochi minuti del tuo tempo a questa analisi e controllo: potresti ridurre notevolmente i costi fissi e variabili della tua attività.